Compliance-Leitfaden

1. Der Compliance-Leitfaden konkretisiert unsere Vorstellungen von einer integren,
d. h. rechtlich korrekten und an ethischen Grundsätzen orientierten IKO-Kooperation.
Indem wir unser Handeln an einem hohen ethischen und rechtlichen Standard ausrichten, schaffen wir Vertrauen und vermeiden von vornherein imageschädigende Konfliktsituationen.
Der Leitfaden ist für alle Mitarbeiter und Mitglieder der IKO Industrie-Kontor GmbH verbindlich.

1 a. Nichtdiskriminierung
IKO erwartet von seinen Mitarbeitern und Mitgliedern, dass sie die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen achten. Benachteiligungen im Arbeitsumfeld aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität werden nicht toleriert.

Respekt und Toleranz im Umgang miteinander sind unverzichtbare Teile der Zusammenarbeit und eines guten Arbeitsklimas. IKO wird deshalb das Diskriminieren oder Schikanieren von Mitarbeitern und Mitgliedern jedweder Art (durch Kollegen oder Vorgesetzte) nicht dulden. Vielmehr wird IKO stets konsequent die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um eine tolerante und respektvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten.

1 b. Kartellrechtskonformes Verhalten
Tätigkeiten der IKO, wie z.B. von ihr organisierte Arbeitskreise, Besprechungen, etc. dienen nicht der Schaffung oder Förderung von Gelegenheiten, zwischen den Mitgliedsunternehmen wettbewerbsrelevante Themen zu erörtern oder gar Vertriebsabsprachen zu treffen. Die IKO Industrie-Kontor GmbH wird derartige Verhaltensweisen nach Kräften unterbinden. Bei allen Aktivitäten der IKO sind die nachfolgenden Verhaltensmaßstäbe stets zu beachten.

Das Kartellrecht wird dabei schon bei der Vorbereitung einer IKO-Veranstaltung beachtet. Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und spätere Protokolle werden daraufhin überprüft, ob keine kartellrechtlich bedenklichen Themen enthalten sind oder insofern missverstanden werden könnten.

Während der Veranstaltungen hat der Sitzungsleiter kartellrechtlich bedenkliche Äußerungen zu unterbinden. Falls Uneinigkeit über die Zulässigkeit eines Beitrags oder einer Diskussion besteht, ist die Erörterung über dieses Thema auszusetzen und zu vertagen, bis die kartellrechtliche Unbedenklichkeit geklärt ist.

1 c. Verboten sind alle Vereinbarungen, Beschlüsse von Unternehmen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen zwischen den IKO-Mitgliedsunternehmen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken (§ 1 GWB).

Unzulässig ist in jedem Fall ein Meinungsaustausch mit Beschlüssen, Vereinbarungen oder abgestimmtem Verhalten zu

• Verkaufspreisen (d. h. insbesondere Absprachen bezogen auf Preishöhen und/oder sämtliche Preiselemente, z. B. Höchst- oder Mindestpreise, Boni, Rabatte sowie den Zeitpunkt von Preisänderungen).
• Marktaufteilungen, beispielsweise hinsichtlich Produktion, Bezug oder Absatz von Waren oder Dienstleistungen, regionalen Grenzen (Gebietsabsprachen) etc.
• Boykotte gegen Kunden und/oder Lieferanten.

2. Datenschutz
Alle Personen, die für IKO tätig sind und/oder mit IKO zusammenarbeiten, verpflichten sich, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

3. Vertrauliche Informationen
Die IKO-Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten der IKO sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über die Mitgliedsunternehmen verpflichtet. Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen der Mitarbeiter weiß oder wissen muss, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen wie z. B. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse. In Zweifelsfällen ist immer von einer Nichtweitergabe auszugehen. Soll in einem solchen Fall ausnahmsweise dennoch eine Weitergabe erfolgen, entscheidet der Geschäftsführer der IKO-Industrie-Kontor GmbH über das weitere Vorgehen.

4. Preisvergleiche
Die IKO-Mitglieder prüfen laufend das eigene Sortiment im Hinblick auf die zusätzliche Aufnahme von Artikeldaten in den internen Preisvergleich. Die gemeldeten Daten sollen vollständig, aktuell und wahrheitsgemäß sein, „Karteileichen“ vermeiden.

Ergebnis und Inhalt der Preisvergleiche und der IKO Datenbank dürfen Dritten gegenüber nicht offengelegt werden. Passworte und Zugangsberechtigungen für das IKO Forum und den IKO Marktplatz sind selbst verantwortungsvoll zu verwalten. Außenstehenden wird kein Zugang zu diesen internen IKO-Daten gewährt, es wird nicht aus diesen Informationen gegenüber Dritten, insbesondere Lieferanten, zitiert.

Die Mitglieder stehen untereinander und mit IKO in einem offenen, vertrauensvollen Austausch. Vertraulichkeit wird jederzeit für alle internen Angelegenheiten vereinbart
IKO geht verantwortungsvoll mit den Artikel-, Lieferanten- und Mitglieder-Daten um und anonymisiert diese entsprechend nach Notwendigkeit. IKO wird anvertraute Informationen bis zur Freigabe des entsprechenden Mitgliedes auch intern stets vertraulich behandeln.

5. Kommunikation
(1) Bei jeder Art der Kommunikation, gleich ob schriftlich (Brief, E-Mail, Fax, etc.) oder mündlich, ist stets eine korrekte Umgangsform zu wahren, so dass sie im Bedarfsfall auch Dritten (z. B. Behörden, Gerichten) vorgelegt werden kann. Jede Art der Kommunikation hat sachlich, korrekt und professionell zu erfolgen.

(2) Alle Verlautbarungen der IKO müssen wahrheitsgemäß, verständlich, zeitnah und korrekt sein.

(3) IKO achtet die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien und zahlt für Print, TV und Rundfunk kein Entgelt für Veröffentlichungen redaktioneller Beiträge.

(4) Die Mitgliedsunternehmen haben Anspruch darauf, die Arbeitsergebnisse der IKO Industrie-Kontor GmbH unmittelbar, umfassend und zeitnah zu erhalten.

(5) Private Meinungsäußerungen zu IKO-relevanten Themen sind als solche kenntlich zu machen. IKO schädigende Äußerungen sind dabei zu unterlassen. Die nicht dienstliche Verwendung dienstlicher Arbeitsergebnisse der IKO ist untersagt.

6. Keine Bestechung oder Korruption
IKO toleriert keinerlei Form von Bestechung oder Korruption.
Klare Verhaltensregeln sollen bereits den Anschein einer Unredlichkeit vermeiden und sind bei der täglichen Arbeit einzuhalten.

7. Schutz der IKO-Vermögenswerte
Zu den Vermögenswerten der IKO gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum einschl. Softwareprodukte). Alle Personen, die für IKO tätig sind, sind für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige IKO-Verbundzwecke, keineswegs für rechtswidrige Zwecke benutzt werden.

8. Einladungen und Zuwendungen
(1) Geschenke und andere Begünstigungen (z. B. Bewirtungen) müssen sozialadäquat sein. Sie dürfen von ihrer Art und ihrem Wert her nicht das überschreiten, was für den jeweiligen Anlass und mit Blick auf die Funktion und die berufliche Position der Beteiligten üblich und angemessen ist. Dies gilt gleichermaßen für interne Zuwendungen (z. B. Geschenke an ausscheidende Funktionsträger) wie für externe Zuwendungen (z. B. Bewirtung im Rahmen einer IKO-Veranstaltung).

(2) Keine Person, die für IKO tätig ist, darf Bestechungsgelder anbieten, gewähren oder selbst entgegennehmen.

(3) Der Abschluss von Waren- oder Dienstleistungsverträgen erfolgt ausschließlich durch die hierzu intern berechtigten Personen.

9. Potentielle Konflikte zwischen privaten und beruflichen Interessen der IKO-Mitarbeiter

Zur Vermeidung von Konflikten zwischen privaten und beruflichen Interessen der
IKO-Mitarbeiter ist Folgendes zu beachten:

1) Berufliche und private Anlässe dürfen nicht gezielt miteinander vermischt werden. Grundsätzlich sollte darauf verzichtet werden, Begleitpersonen zu dienstlichen Veranstaltungen mitzunehmen. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der Geschäftsführung.

Stand Mai 2017

IKO Industrie-Kontor GmbH
Matthias Dickmann, Geschäftsführer